Wissensmanagement in Microsoft 365 – Wissen strukturiert verfügbar machen

Dein Unternehmenswissen liegt verstreut in E-Mails, Chats und Dateiablagen? Wir helfen dir, eine nachhaltige Wissensplattform in SharePoint Online aufzubauen – mit klarer Struktur, definierten Rollen und Prozessen.
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Keine zusätzlichen Lizenzkosten – alles im M365-Standard
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Informationsarchitektur statt Ordnerchaos
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Copilot-ready – optimiert für KI-gestützte Wissenssuche
Kontakt
Kostenloser Beratungstermin
Microsoft 365 Intranet: Drittanbieter-Intranet ablösen
15+
Jahre Erfahrung im Wissensmanagement mit Microsoft 365 & SharePoint
Konzept
90+
individuelle Wissensmanagement-Konzepte erfolgreich in Microsoft 365 umgesetzt
Referenzen
120.000+
zufriedene Anwender in unseren M365-Wissensmanagement-Lösungen
Starte auch du

Warum Wissensmanagement in Microsoft 365 Sinn macht

Der optimale M365 Wissenmanagement Prozess
Wissensmanagement ist die systematische Erfassung, Organisation, Weitergabe und Nutzung von Wissen in einem Unternehmen – damit Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.

Im Durchschnitt verliert ein Wissensarbeiter über 30 Arbeitstage pro Jahr, weil Informationen nicht auffindbar sind oder doppelt erstellt werden (Quelle: APQC Research). Wichtiges Wissen verschwindet in E-Mails, geht mit Mitarbeitenden verloren oder existiert in veralteten Versionen. Mit einem Wissensmanagement auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint Online lösen wir genau diese Probleme: durch eine durchdachte Informationsarchitektur, klare Metadatenkonzepte und definierte Rollen – damit dein Unternehmenswissen auffindbar, aktuell und bereit für KI-Assistenten wie Microsoft Copilot ist.
Vorteile

Warum Wissensmanagement in Microsoft 365 – mit uns?

Viele Unternehmen haben SharePoint bereits lizenziert – aber kaum einer nutzt es als echtes Wissenssystem. Der Unterschied liegt nicht in der Technologie, sondern im Vorgehen.
OHNE WM-STRATEGIE

Wissen bleibt im Kopf – oder geht verloren.

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Wissen lebt in E-Mails und Laufwerken
Infos sind verteilt, nicht verschlagwortet – wer sucht, findet selten auf Anhieb.
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Keine Governance – Inhalte veralten still
Wer pflegt was? Ohne definierte Rollen bleibt die Pflege liegen.
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SharePoint als teures Laufwerk
Ohne Metadaten, Webparts und Suchkonfiguration bleibt das Potenzial ungenutzt.
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Abhängigkeit von Einzelpersonen
Wissen im Kopf geht beim nächsten Jobwechsel mit.
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Drittanbieter mit Lizenzkosten & Insellösungen
Zusätzliche Tools, obwohl M365 bereits lizenziert ist.
„Wir haben das irgendwo – ich weiß nur nicht mehr wo.“
MIT M365-WISSENSMANAGEMENT

Wissen wird gefunden – von allen, jederzeit.

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Metadaten-Taxonomie & PnP Modern Search
Inhalte sind konsistent verschlagwortet und filterbar – in Sekunden gefunden.
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Klare Rollen: Redakteure, Leser, Domänenverantwortliche
Erprobtes Governance-Konzept hält Inhalte aktuell und verantwortlich.
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Nativ in M365 – keine Zusatzlizenzen
SharePoint, Teams und Copilot greifen nahtlos ineinander.
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Skalierbar: eine Domäne heute, viele morgen
Provisionierungsskripte ermöglichen neue Wissendomänen auf Knopfdruck.
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KI-ready: Copilot als Wissensassistent
Gute Struktur heute ist die Grundlage für KI-gestützte Suche morgen.
„Das haben wir gesucht – und sofort gefunden.“
Saskia Picht - M365 SharePoint & Wissensmanagement Architektin

„Wissensmanagement ist kein Tool, sondern ein Prozess. Wir schaffen die Umgebung, in der Wissen nachhaltig entsteht, geteilt und gepflegt wird – direkt in eurer bestehenden Microsoft 365-Landschaft. Denn: Artificial Intelligence does not work without Human Intelligence.“

Saskia Picht
M365 SharePoint & Wissensmanagement Architektin
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So sieht dein Wissensmanagement aus

Dein Wissensmanagement-Hub in SharePoint Online

Wissenscenter, Themenseiten und Wissensartikel – individuell auf dein Unternehmen zugeschnitten. Doch Optik ist nicht Alles, wir bringen dir auch bei, wie du gute Strukturen entwickelst, anwenderzentriert denkst und Prozesse schaffst, die dafür sorgen, dass aus SharePoint ein lebendes System wird – und kein Datengrab.

Klicke auf die Bilder im Slider um mehr zu erfahren und einen Eindruck zu bekommen.
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Mit M365-Wissensmanagement starten

Was unsere Kunden sagen

Unsere Kunden teilen ihre Erfahrungen mit unseren M365-Lösungen – von der ersten Idee bis zum laufenden Knowledge Hub:
„Besonders hervorzuheben sind die partnerschaftliche Arbeitsatmosphäre, die schnelle Reaktionszeit sowie die hohe Qualität der Ergebnisse und der offene Wissensaustausch.“
Valerie Hornig
Referentin Unternehmenskommunikation & Social Recruiting, THIMM
„Das Ergebnis der Zusammenarbeit mit Digital Touch ist rundum überzeugend. Unser neues Intranet hat sich in Windeseile zur globalen Informations- und Kommunikationsplattform entwickelt. Für die interne Kommunikation ist die SharePoint-Lösung ein Quantensprung.“
​Otmar Reichmeyer
Head of Corporate Communications, Maschinenfabrik Reinhausen
„​Der Start mit Digital Touch war von Beginn an sehr positiv: Workshop vor Ort, nachvollziehbare Umsetzung und nachhaltiger Wissenstransfer. Besonders überzeugt haben uns die schnelle Unterstützung, die fachliche Kompetenz und der Train-the-Trainer-Ansatz.“
Nina Wiebesiek
Organisations- und Personalentwicklerin bei EHLEBRACHT Holding AG
Unser Vorgehensmodell

In 4 Schritten zu deinem Wissensmanagement

Ob Fachbereich oder IT: Wir helfen euch, Wissensmanagement mit SharePoint Online schnell nutzbar zu machen. Ihr startet mit einem funktionierenden Knowledge Hub und baut ihn Use-Case-basiert weiter aus.
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Kick-off & Projektsteuerung
Wir legen gemeinsam den Grundstein für ein erfolgreiches Projektergebnis mitunseren bewährten Werkzeugen. Wir schneidern das Vorgehen von Anfang an passend auf eure individuellen Anwendungsfälle zu.
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Enablement: Beratung, Workshops & Training
Wir sorgen dafür, dass gutes Wissensmanagement keine Theorie bleibt - Ihr lernt alles, was ihr braucht, um eure Wissensdatenbank selbst weiter zu entwickeln und zu skalieren.
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Knowledge Hub Grundaufbau
Wir richten eine vollständige Wissensdomäne (ein Themenbereich) gemeinsam im Projekt ein, die als Grundlage für die Skalierung dient – mit guter Informationsarchitektur, nützlichen Webparts und Metadaten.
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Agiler Prototypausbau & Use-Case-Testing
Statt alles vorab zu planen, arbeiten wir iterativ über 3-4 Monate: ihr bringt echte Inhalte ein, wir testen Use Cases und erweitern die Konfiguration Schritt für Schritt.
ERWEITERBAR NACH BEDARF

Wissensdatenbank aufbauen und dann?

Hier seht ihr einen Auszug aus bewährten Funktionen und Beratungspaketen, die Unternehmen nutzen, um ihre Wissensdatenbank weiter zuergänzen. Sprecht uns einfach im Erstkontakt auf alle interessanten Themengebiete an, und wir klären die Details!

PnP Modern Search
Training & Use Cases für Teams, die die Suche selbst konfigurieren wollen.
Prozesse & Automatisierungen
Zum Beispiel: Mehrstufige Genehmigungen, Aktualitätsprüfungen & Wiedervorlagen, Lesebestätigungen…
Migrationunterstützung (Rechtschreibfehler)
Bestehende Inhalte automatisiert oder redaktionell überarbeitet in den neuen Hub überführen.
Personenverzeichnis und Skillsuche
Erarbeitung einer Personendatenbank basierend auf Entradaten und individuellen Informationen zum Filtern und Durchsuchen.
Personalisierung
Umsetzung verschiedener aktiver und passiver Personalisierungsfunktionen (zum Beispiel Themen-Abos)
Copilot Studio Agents
KI-Wissensassistenten auf Basis eurer strukturierten Inhalte.
User Research
Strukturierte Vorgehensweisen zur Erarbeitung und Validierung der Informationsarchitektur und des Nutzerverständnisses (z.B. Card Sorting, Tree Testing…)
Wissenscommunitys mit Engage
Etablierung von Austausch- & Experten Communitys basierend auf VIVA Engage als Ergänzung zur Wissensdatenbank.
Suchanalysen und Verbesserungen
Einrichtung einer individuellen Suchvorschlagslogik oder Suchauswertung über den Microsoft Standard hinaus.
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Unsere Expertise

Wir sind der Experte für Wissensmanagement in Microsoft 365

In Webinaren, Online-Konferenzen und Live-Konferenzen teilen wir unser Expertenwissen:

Wissensmanagement in Microsoft 365 – So gelingt der Einstieg

SharePoint als Wissensdatenbank – Best Practices

Testimonial logo

"Besonders überzeugt haben uns die schnelle Unterstützung, die fachliche Kompetenz und der Train-the-Trainer-Ansatz."

Nina Wiebesiek
Organisations- und Personalentwicklerin bei EHLEBRACHT Holding AG
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Häufig gestellte Fragen

Alles was du zu deinem zukünftigen Microsoft 365 Wissensmanagement wissen musst!
Was genau ist Wissensmanagement in Microsoft 365?
Wissensmanagement in Microsoft 365 bedeutet, das gesamte Unternehmenswissen – Prozesswissen, Fachwissen, Projektwissen – systematisch in SharePoint Online zu strukturieren, mit Metadaten zu versehen und über klare Zuständigkeiten aktuell zu halten. So wird Wissen auffindbar, teilbar und bereit für KI-Assistenten wie Microsoft Copilot.
Wie lange dauert ein Wissensmanagement-Projekt?
Ein typisches Wissensmanagement Einführungsprojekt für eine Wissensdomäne dauert 2 - 6 Monate, je nach Komplexität und Umfang des erarbeiteten Grundkonzeptes. Der anschließende Rollout auf weitere Wissensbereiche erfolgt schrittweise und kann je nach Unternehmensgröße, interner Kapazität und strategischen Ausprägungen zwischen 6 Monaten und 2 Jahren betragen.
Was sind Wissendomänen?
Wissendomänen sind thematische Bereiche, in denen Wissen gebündelt wird – z. B. Produktwissen, IT-Betriebswissen oder Onboarding-Wissen. Jede Domäne hat eigene Verantwortliche (Wissensmanager), definierte Inhaltsarten und eine passende Struktur in SharePoint.
Wie hilft Wissensmanagement bei der KI-Nutzung (Copilot)?
Microsoft Copilot kann nur auf Wissen zugreifen, das strukturiert und auffindbar in Microsoft 365 abgelegt ist. Ein sauberes Wissensmanagement mit Metadaten, klarer Taxonomie und definierten Zuständigkeiten ist die Grundlage dafür, dass Copilot relevante und zuverlässige Antworten liefern kann.
Brauche ich spezielle Lizenzen für das Wissensmanagement?
Nein. Wissensmanagement in Microsoft 365 basiert vor allem auf SharePoint Online, das in den gängigen Microsoft 365 Business- & Enterprise Lizenzen enthalten ist. Für erweiterte Funktionen wie Prozessautomatisierungen und KI-gestützte Funktionen können zusätzliche Lizenzen benötigt werden oder sinnvoll sein - wir beraten dich dazu gerne.
Welche Rollen gibt es im Wissensmanagement?
Typische Rollen sind Wissensmanagement-Verantwortliche (strategische Steuerung), Wissensdomänen- und/oder Themenverantwortliche (Steuerung von Wissenserstellung), Content Manager (operativer Betrieb und laufende Erweiterung der Informationsarchitektur) und Wissensträger, Redakteure und die verschiedenen Leser-Zielgruppen. Je nach Prozessintegration und Anforderungen können Wissensmanagementprozesse mit weniger oder mehr Rollen und entsprechenden kaskadierenden Verantwortlichkeiten gestaltet werden. Wir stellen Best Practices vor und entwickeln mit dir die passende Schablone.
Könnt ihr auch bestehende Inhalte migrieren?
Ja, wir unterstützen euch bei der Migration bestehender Wissensinhalte aus Dateiablagen, Wiki-Systemen, Confluence oder anderen Quellen nach SharePoint Online. Dabei werden die Inhalte nicht nur verschoben, sondern gleich mit Metadaten angereichert und in die neue Struktur eingeordnet. Die technischen Möglichkeiten sind vom konkreten Anwendungsfall abhängig - sprich uns gerne an.
Wie hoch sind die Kosten?
Wir schnüren ein individuelles Paket gemäß eurer Ausgangssituation und eurem Umfang. Buche hierzu einfach einen kostenlosen Beratungstermin mit uns. Zusätzlich bieten vorgefertigte Einstiegspakete an, die ein festes Projektvorgehen und einen genau umrissenen Liefergegenstand in SharePoint beinhalten.

Starte jetzt mit deinem M365-Wissensmanagement!

Gerne zeigen wir dir in einem kostenlosen Beratungstermin, wie du Wissensmanagement in Microsoft 365 nachhaltig aufbauen kannst und welche Möglichkeiten SharePoint für dich bietet.
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